Das Schreiben einer Rechnung mit Excel bietet so manchen Vorteil. Das Programm ist zudem auf den meisten Desktopcomputern vorhanden und die Anwendung ist auch weniger computerversierten Menschen geläufig.
Rechnungen, die du mit Excel erstellst, sind allerdings nicht GoBD-konform. Daher empfehlen wir dir die Nutzung eines zertifizierten Rechnungsprogramms.
Excel ist mit gutem Grund ein überaus beliebtes Tool und gerade für Gründer sowie Selbständige unverzichtbar. Das Schreiben einer Rechnung mit diesem Programm ist keine große Herausforderung und zudem gratis. Wer mit Excel vertrauter ist als mit Word, sollte sich nicht scheuen, damit auch seine Rechnungen zu erstellen. Das erfordert keine Kenntnisse in höherer Mathematik und ist auch dann zu schaffen, wenn man nicht zu den Zahlenfüchsen zählt. Die Anwendung komplizierter Formeln ist dafür keine Voraussetzung.
Im Gegensatz zu Word oder Open Office bietete eine kostenlose Rechnungsvorlage in Excel einen großen Vorteil: Der Gesamtpreis wird automatisch summiert, wenn man die entsprechenden Spalten auswählt und anschließend auf „Summe“ klickt. Das schafft auch bei der Kalkulation Vorteile. Die Mehrwertsteuer (MwSt) oder ein Skonto lassen sich so ganz bequem berechnen und ausweisen.
Zudem kann Excel auch Berechnungen und Formeleingaben erledigen. All das schafft Word nicht. Dennoch wird es oft bevorzugt verwendet, da viele User mit der Textverarbeitung vertrauter sind.
Excel-Vorlagen bieten allerdings nicht nur Vorteile. Ein Nachteil ist zweifellos der im Gegensatz zu einem Rechnungsprogramm höhere Zeitaufwand. Zudem ist diese Form der Rechnungslegung nicht automatisch GoBD-konform. Die in der GoBD vom Finanzministerium festgelegten Bestimmungen betreffen auch das Aufbewahren von elektronisch gespeicherten Buchhaltungsunterlagen. Die festgeschriebenen Pflichten für die Behandlung digitaler Geschäftsdokumente können in der Praxis mit einer in Excel erstellten Rechnung kollidieren. Denn die GoBD fordert ganz klar die Unveränderbarkeit von Aufzeichnungen. In Excel erstellte Rechnungen erfüllen dieses Unabhängigkeitsprinzip nicht, da sie jederzeit verändert werden können. Zwar zeigt die Zeitangabe den Zeitpunkt der letzten Speicherung, doch bei jedem Eingriff geht der ursprüngliche Inhalt der Rechnung unwiderruflich verloren.
Daher kann es bei der Anerkennung einer Excel-Rechnung wie auch einer Word-Rechnung bei einer Betriebsprüfung Probleme geben. Um das zu vermeiden, sollte man bei jedem Eingriff in die Excel-Rechnung immer Zwischensicherungen und Kopien erstellen.
Vorsicht ist auch bei der Rechnungsnummer angesagt, die nur einmal vergeben werden darf. Zudem muss die Vergabe der Rechnungsnummern im Ganzen nachvollziehbar sein, was bei einer Rechnungserstellung mit einem Excel-Muster nicht automatisch der Fall ist.
Wer zu einer kostenlosen Rechnungsvorlage für Excel greift, um seine Rechnungen zu erstellen, muss aber noch weitere Nachteile in Kauf nehmen. Gegen die selbstgestrickte Excel-Rechnung spricht der hohe organisatorische Aufwand, der viel manuelle Arbeit mit sich bringt. Oft startet die Erstellung einer neuen Rechnung mit der Kopie einer älteren Rechnung. Anschließend muss die neue Adresse eingegeben werden, die Rechnungsnummer müssen einzeln vergeben, das Datum angepasst sowie Dienstleistungen und Artikel einzeln neu eingegeben werden. Anschließend werden dann die Beträge errechnet und zusammengezählt. Ebenso die Steuersätze für die Mehrwertsteuer und die sich daraus ergebenden Beträge. Eine abschließende Prüfung erfordert ebenfalls Zeit, die man auch für die Erstellung eines PDF oder eines Ausdrucks und für das Verschicken per E-Mail oder Post benötigt. Und natürlich muss dann auch noch der Zahlungseingang beobachtet werden. Säumige Zähler müssen mit einer Mahnung an ihre Pflichten erinnert und schlussendlich muss der Zahlungseingang verbucht werden. Diese vielen Einzelschritte brauchen nicht nur Zeit, sie erhöhen auch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern.
Excel-Rechnungen sind ebenso wie Word-Rechnungen meist einfach und schlicht gestaltet. Die Möglichkeiten für anspruchsvollere Designs sind nicht sehr groß. Zwar kann man eine ansprechendere Gestaltung schaffen, doch das ist nur mit einigem Aufwand und auch Vertrautheit mit dem Programm möglich. Da Rechnungen auch immer so etwas wie eine Visitenkarte der Dienstleistung und des Unternehmens sind, kann man sich durch eine ansprechende Rechnungsgestaltung Wettbewerbsvorteile sichern. Es lohnt sich daher, attraktive Mustervorlagen zu nutzen, um beim Kunden einen guten Eindruck zu hinterlassen.
Wer doch lieber selbst eine Vorlage erstellen möchte, sollte sich zunächst gut darüber informieren, welche Pflichtangaben auf einer Rechnung erforderlich sind. Dabei solle man an die unterschiedlichen Regelungen für Kleinbetragsrechnungen oder Kleinunternehmer denken. Ist die Vorlage fertig, muss sie unbedingt als Excel-Vorlage abgelegt werden. Wählen Sie daher beim Speichern den Typ „ Excel-Vorlage“ aus! So können Sie Ihre Rechnungsvorlage bei jedem neuen Vorgang ganz einfach wieder auswählen.
Ist alles erledigt und die Rechnung fertig, sollten Sie sich noch überlegen, in welchem Format Sie die Rechnung abspeichern und verschicken möchten. Das Verschicken einer PDF-Datei ist meist die einfachste und schnellste Möglichkeit. Wer seine Excel-Rechnung als PDF speichert, vermeidet technische Probleme, falls der Rechnungsempfänger eine ältere Version von Excel benutzt. Was noch viel wichtiger ist: Der Rechnungsinhalt kann bei einem PDF-File nachträglich nicht mehr verändert werden.
Falls Sie Ihre Rechnungen ausdrucken und per Post versenden möchten, sollten Sie auf jeden Fall die Druckvorschau in Excel verwenden. So können Sie auswählen, welche Spalten auf einer Seite ausgedruckt werden. Um eine fehlerhafte Darstellung zu vermeiden, lohnt sich in jedem Fall ein Probedruck.
Eine gute Rechnungsvorlage bietet aber noch weitere Pluspunkte. Sie spart Zeit ein und bringt so wirtschaftliche Vorteile. Eine Vorlage sorgt dafür, dass immer wiederkehrende Arbeitsschritte nicht stets aufs Neue erledigt werden müssen, was einen unnötig hohen Aufwand an Arbeitszeit verursacht.
