Rechnung schreiben als Kleinunternehmer

Wer zählt als Kleinunternehmer?

Wenn du als Unternehmer ein Gewerbe anmelden möchtest, kannst du dich unter bestimmten Voraussetzungen für eine Sonderregelung entscheiden. Dabei spricht man von der sogenannten Kleinunternehmerregelung, die im §19 des UStG festgelegt ist. Diese ist für Personengruppen wie Freiberufler, Land- und Forstwirte, nebenberuflich Selbstständige oder Gründer attraktiv, deren Unternehmen sich noch im Aufbau befindet. Der Vorteil beim Rechnung schreiben als Kleinunternehmer ist, dass du keine Umsatzsteuer ausweisen und an das Finanzamt abführen musst. Kleinunternehmer bist du, wenn

• deine Umsätze im vergangenen Jahr den Betrag von 22.000 € nicht überstiegen haben
• deine Umsätze im folgenden Jahr den Betrag von 50.000 € voraussichtlich nicht übersteigen werden.

Als Berechnungsgrundlage nimmst du deinen Umsatz, berechnest ihn mit den übrigen Monaten bis zum Ende des Jahres und ermittelst damit anschließend den Umsatz für ein ganzes Jahr bzw. 12 Monate. Der für das aktuelle Kalenderjahr voraussichtliche Umsatz ist dabei wörtlich zu nehmen. Falls du letzten Endes doch die Grenze von 50.000 € Umsatz überschreiten solltest, verbleibst du trotzdem im Status eines Kleinunternehmers.

Wie schreibt man eine Rechnung als Kleinunternehmer?

Wenn du eine Rechnung als Kleinunternehmer erstellen möchtest, stellt sich dir sicher die Frage, ob du die Beträge brutto oder netto angeben musst. Wie bereits erwähnt, bist du durch die Kleinunternehmerregelung von der Umsatzsteuer befreit. Du unterliegst nicht der Regelbesteuerung wie andere umsatzsteuerpflichtige Unternehmer. Daher hinterlegst du beim Rechnung schreiben als Kleinunternehmer keinen Umsatzsteuersatz. Du weist ausschließlich den Gesamtrechnungsbetrag netto aus, der sich aus den einzelnen, auf der Rechnung angeführten Positionen aus Dienstleistungen oder gelieferten Waren ergibt. Deren Einzelbeträge werden ebenfalls netto ausgewiesen.

Wie du deine Rechnung versendest, ist auch als Kleinunternehmer vollkommen egal. Du kannst sie entweder auf dem klassischen Weg, also per Post oder auch per E-Mail versenden.

Was sind die Pflichtangaben einer Rechnung als Kleinunternehmer?

Als Kleinunternehmer solltest du darauf achten, dass deine Rechnung vollständig ist und folgende Punkte enthält:

• Der Name sowie die vollständige Adresse des Rechnungsstellers, also in dem Fall von dir
• Der Name sowie die vollständige Adresse des Rechnungsempfängers, also deines Kunden bzw. des Käufers
• Das Datum, an dem du die Rechnung ausgestellt hast
• Eine fortlaufende Rechnungsnummer
• Leistungszeitraum bzw. Versanddatum
• Die Art und die Menge bzw. der Umfang der erbrachten Leistung oder der gelieferten Waren durch handelsübliche Bezeichnungen
• Die einzelnen Preise der aufgeführten Positionen sowie der Gesamtbetrag netto
• Deine Steuernummer
• Ein Hinweis darauf, dass du aufgrund der Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG von der Ausweisung der Umsatzsteuer befreit bist (Gängige Formulierung: „Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“)

Wie du siehst, gibt es bis auf die fehlende Ausweisung der Umsatzsteuer sowie den Vermerk auf die Umsatzsteuerbefreiung nach der Kleinunternehmerregelung keine Unterscheidungen zu einer Rechnung eines Unternehmers, der einer Regelbesteuerung unterliegt. Besonderheiten gibt es jedoch bei einer sogenannten Kleinbetragsrechnung, also einer Rechnung, deren Gesamtbetrag unter 250 € liegt. Hierbei entfallen für dich als Kleinunternehmer die Pflicht zur Angabe folgender Punkte:

• Name und Adresse des Rechnungsempfängers
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Leistungs- bzw. Lieferzeitraum
• Steuernummer

Viele fragen sich außerdem, ob sie eine Rechnung unterschreiben müssen. Auch als Kleinunternehmer musst du eine Rechnung nicht unterschreiben.

Kann man als Kleinunternehmer eine Rechnung schreiben ohne Steuernummer?

Nein, du bist als Kleinunternehmer dazu angehalten, deine Steuernummer auf der Rechnung zu vermerken. Diese zählt zu den Pflichtangaben einer Rechnung nach §14 UStG. Eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID), die für regelbesteuerte Unternehmer bei Rechnungsstellung ins EU-Ausland benötigt wird, brauchst du hingegen als Kleinunternehmer nicht.

Achtung Verwechslungsgefahr! Steuernummer ist nicht gleich Steueridentifikationsnummer (Steuer-ID).

Rechnung schreiben als Kleinunternehmer – kostenlose Vorlage

Du weißt nicht, wie so eine Rechnung eines Kleinunternehmers aussehen soll oder benötigst Hilfestellung? Kostenlose Muster als Vorlage schaffen Abhilfe. Eine Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer kannst du ganz einfach für Word und Excel herunterladen, entsprechend personalisieren sowie schnell und einfach anpassen kannst. Dabei sparst du einiges an Zeit, da die Pflichtangaben des Gesetzgebers bereits vorhanden sind und du lediglich die jeweils individuellen Positionen abändern musst. Alternativ kannst du auf den Rechnungsgenerator zurückgreifen, mit dem du durch vorgegebene Pflichtfelder deine Rechnung als Kleinunternehmer online schreiben kannst.

Achtung! Seit dem 01.01.2017 entsprechen Rechnungsvorlagen, die mit Word oder Excel erstellt wurden, nicht mehr den Vorgaben der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD). Laut der GoBD muss eine Rechnung immer nachprüfbar, nachvollziehbar, unveränderbar und richtig abgespeichert werden. Daher nützt es dir auch nichts, deine Rechnungsvorlage als PDF zu speichern, da diese trotzdem verändert werden kann. Auf der sicheren Seite bist du mit einer Buchhaltungssoftware, die alle Anforderungen der GoBD erfüllt.